# Division en lots La fonctionnalité Lot Division fournit un registre structuré de tous les lots et espaces de stationnement au sein d'un bâtiment. Elle suit les informations de location, les conditions des baux, les surfaces, les détails des loyers et les documents de bail, le tout avec un flux de validation complet et un historique des versions. *** ## Vue d'ensemble La section Lot Division est organisée en deux sous-onglets : | Sous-onglet | Description | | ------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Lots** | Tous les lots louables ou en propriété (espaces de bureaux, appartements, locaux commerciaux, etc.). | | **Parkings** | Tous les espaces de stationnement et garages associés au bâtiment. | Les deux sous-onglets partagent la même structure de tableau, les mêmes champs de formulaire et le même flux de validation, avec des différences mineures dans les formats de codes et les options de champs applicables. *** ## Format de code de lot Chaque lot et espace de stationnement doit avoir un code unique qui identifie son emplacement physique dans le bâtiment. Le format requis est : **Lots :** ``` BUILDING.FLOOR.LOT ``` Exemple : `BLDGA.03.012` (Bâtiment A, Étage 3, Lot 12) **Espaces de stationnement :** ``` BUILDING.FLOOR.SPACE ``` Exemple : `BLDGA.B1.P045` (Bâtiment A, Sous-sol 1, Emplacement de stationnement 045) Plusieurs codes de lot peuvent être attribués à un seul enregistrement de lot (par exemple, lorsqu'un locataire occupe des unités adjacentes qui ont été fusionnées). *** ## Colonnes du tableau Les tableaux Lots et Parkings affichent les colonnes suivantes : | Colonne | Description | | ------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Type** | LOT ou PARKING. | | **Codes** | Un ou plusieurs codes de lot au format standard. | | **Société locataire** | Le nom de la société ou de la personne occupant le lot. Vide si vacant. | | **Surface** | La surface utile du lot. | | **Parties communes au prorata** | La quote-part proportionnelle du lot dans les parties communes partagées (couloirs, halls, etc.). | | **Fichiers de bail** | Indicateur affichant le nombre de documents de bail joints (PDF). | | **Loyer hors taxes** | Le montant du loyer, affiché sur quatre périodes : Mensuel, Trimestriel, Annuel et Unitaire (par m² ou ft²). | | **Anniversaire de bail** | La date de renouvellement annuel du bail. | | **Durée du bail** | La durée totale convenue du bail en années. | | **Validateurs** | Avatars des validateurs assignés à cet enregistrement de lot. | | **Statut** | Statut de validation actuel de l'enregistrement de lot (voir les statuts ci-dessous). | | **Actions** | Actions de modification, d'historique des versions et de suppression. | *** ## Ajouter un nouveau lot ou espace de stationnement Cliquez sur le bouton **+ Ajouter un lot** (ou **+ Ajouter un parking**) pour ouvrir le formulaire de création. ### Champs du formulaire | Champ | Type | Requis | Notes | | ------------------------------- | ------------------------ | ------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Type** | Sélection | Oui | LOT ou PARKING. | | **Codes de lot** | Texte (multiple) | Oui | Un ou plusieurs codes au format standard. | | **Est vacant** | Bascule | Non | Si activé, le lot est marqué comme vacant et est automatiquement validé sans nécessiter l'approbation d'un validateur. | | **Société locataire** | Texte | Conditionnel | Requis si Est vacant est désactivé. | | **Surface** | Nombre + unité | Oui | Saisissez la valeur numérique. Sélectionnez l'unité : **m²** (mètres carrés) ou **ft²** (pieds carrés). | | **Parties communes au prorata** | Nombre + unité | Non | Quote-part des parties communes. Sélectionnez l'unité : **m²** ou **ft²**. | | **Loyer** | Nombre + devise | Conditionnel | Requis si Est vacant est désactivé. Sélectionnez la devise : **EUR** ou **USD**. | | **Anniversaire de bail** | Sélecteur de date | Conditionnel | Requis si Est vacant est désactivé. | | **Durée du bail** | Nombre (années) | Conditionnel | Requis si Est vacant est désactivé. | | **Validateurs** | Sélection multiple | Non | Sélectionnez un ou plusieurs intervenants pour valider cet enregistrement de lot. | | **Fichiers de bail** | Téléversement de fichier | Non | Téléversez les documents de bail en PDF. Jusqu'à 10 fichiers PDF par enregistrement de lot. | ### Bascule Est vacant La bascule **Est vacant** a un comportement particulier : lorsqu'elle est activée, l'enregistrement de lot contourne le flux de validation standard et est **automatiquement validé** sans nécessiter l'approbation d'un validateur. Cela simplifie le processus pour les espaces inoccupés pour lesquels il n'y a pas de données de bail à vérifier. *** ## Flux de validation ### Cycle de vie des statuts Les enregistrements de lot progressent selon les statuts suivants : ``` (Créé) → PENDING_VALIDATION → VALIDATED → REJECTED ``` | Statut | Description | | ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **PENDING\_VALIDATION** | L'enregistrement de lot a été soumis et attend la révision du validateur. | | **VALIDATED** | Tous les validateurs assignés ont approuvé l'enregistrement. | | **REJECTED** | Un ou plusieurs validateurs ont rejeté l'enregistrement. Un motif de rejet est stocké dans la piste d'audit. | ### Rejet Lorsqu'un validateur rejette un enregistrement de lot, il doit fournir un **motif de rejet**. Ce motif est stocké dans la piste d'audit et est visible par le propriétaire de l'enregistrement afin qu'il comprenne ce qui doit être corrigé. Après avoir corrigé les informations, le propriétaire peut soumettre à nouveau l'enregistrement, ce qui crée une nouvelle version et réinitialise le statut à **PENDING\_VALIDATION**. *** ## Historique des versions Chaque mise à jour d'un enregistrement de lot crée une **nouvelle version**. L'ancienne version est archivée (remplacée) et conservée dans l'historique des versions. Cela garantit une piste d'audit complète de tous les changements : * Ce qui a changé (valeurs des champs avant et après). * Quand le changement a été effectué. * Qui a effectué le changement. * Le statut de validation à chaque version. L'historique des versions est accessible via l'icône d'historique dans la colonne Actions du tableau. *** ## Intégration des tâches La fonctionnalité Lot Division génère automatiquement les types de tâches suivants : | Type de tâche | Déclencheur | | ----------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | **VALIDATE\_LOT\_DIVISION** | Un enregistrement de lot est soumis pour validation. Créé pour chaque validateur assigné. | | **UPDATE\_REJECTED\_LOT\_DIVISION** | Un enregistrement de lot est rejeté. Créé pour le propriétaire de l'enregistrement. | Ces tâches apparaissent dans le panneau [Tâches](/magma-documentation/fr/fonctionnalites/tasks.md) et dans le [Fil d'activité](/magma-documentation/fr/fonctionnalites/activity-feed.md). *** ## Paramètres L'**icône d'engrenage des paramètres** dans la section Lot Division ouvre un panneau de configuration où les administrateurs du bâtiment peuvent personnaliser : * La devise de loyer par défaut (EUR ou USD). * L'unité de surface par défaut (m² ou ft²). * Les champs obligatoires pour les enregistrements de lot (par exemple, rendre les Parties communes au prorata obligatoires pour le type de bâtiment). * Les exigences d'approbation (par exemple, le nombre de validateurs requis). *** ## Conseils et bonnes pratiques * Utilisez un **format de code de lot cohérent** dès le départ — renommer les codes ultérieurement nécessite la création de nouvelles versions et peut engendrer de la confusion dans les systèmes associés. * Joignez **tous les documents de bail** en fichiers PDF — cela crée un dossier complet et validé de la location et contribue à la complétude de la Data Room du bâtiment. * Utilisez la **bascule Est vacant** pour créer rapidement des enregistrements pour les espaces vides sans passer par le processus de validation complet. N'oubliez pas de créer une nouvelle version lorsqu'un espace est loué. * Définissez les dates d'**anniversaire de bail** avec précision — celles-ci sont utilisées par la plateforme pour générer des tâches de rappel (UPDATE\_EXPIRED\_DOCUMENT) avant les échéances de renouvellement des baux. * Assignez des **validateurs avec l'expertise appropriée** (par exemple, un gestionnaire immobilier ou un représentant juridique) pour s'assurer que les données de loyer et de bail sont vérifiées par une personne qualifiée avant d'entrer dans le Magma Index. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.mymagma.com/magma-documentation/fr/fonctionnalites/lot-division.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.